このはのAI仕事ノート

公開日：2026年9月14日

メールの下書きをChatGPTに任せたいけれど、何を渡せば良い下書きになるのか、出てきた文章をそのまま送ってよいのか、判断に迷うことはないでしょうか。

事務職や営業支援の仕事では、日程調整や依頼、お詫び、確認連絡など、似たような構成のメールを繰り返し書く場面があります。ChatGPTにこうしたメールの下書きを作らせること自体は難しくありませんが、「何を渡せば意図どおりの下書きになるか」と「出てきた文章をどこまで信用してよいか」の2点でつまずきやすい作業でもあります。

この記事では、メールの目的を整理してからChatGPTに依頼し、出てきた下書きを送信前に確認するまでの手順を、具体例とチェックリストとともに解説します。

メール下書きでつまずきやすい2つの理由

うまくいかない下書き依頼には、共通する原因があります。

渡す情報が足りない

「〇〇についてのメールを書いて」のような依頼では、誰に、何のために送るメールなのかがChatGPT側に伝わりません。結果として、当たり障りのない一般的な文章や、実際の状況と合わない内容になりがちです。

出てきた文章を確認せずに使ってしまう

ChatGPTは自然な日本語の文章を作るのは得意ですが、こちらが伝えていない事実（日付や金額、相手の役職など）を勝手に作ってしまうことがあります。読みやすい文章に仕上がっているほど、確認せずにそのまま送ってしまいたくなるため、注意が必要です。

メール下書きを作る8つの手順

以下の流れで進めると、渡す情報の過不足を防ぎながら下書きを作れます。

1. 送信目的を決める

何のためのメールかを一言で決めます。日程変更の依頼なのか、確認の連絡なのか、お詫びなのかによって、必要な要素も文章のトーンも変わります。

2. 相手との関係・前提を整理する

社内か社外か、初めてのやり取りか継続的な取引先か、相手の役職や立場など、文体や敬語のレベルに影響する前提を整理します。

3. 必ず入れる要点を渡す

日付、金額、場所、依頼したい行動など、メールの本題に関わる事実はこちらから明確に渡します。ChatGPTに「推測して埋めて」もらう部分にしないことが重要です。

4. 文体・長さなど必要な条件を指定する

丁寧さの度合い、メールの長さの目安、箇条書きにしたい要素があるかなど、仕上がりに関わる条件を伝えます。目的・条件・出力形式の整理の仕方はプロンプトの基本でも扱っているので、条件の伝え方に迷う場合はあわせて参考にしてください。

5. ChatGPTに依頼内容を入力する

ここまで整理した目的・前提・要点・条件をまとめてChatGPTに入力し、下書きを作らせます。一度で理想の文章にならなくても問題ありません。

6. 内容を人間が確認する

出力された下書きを、事実関係と意図の両面から確認します。ChatGPTは自然な文章を作ることは得意でも、伝えていない事実を正確に補えるわけではありません。AIの得意・不得意を踏まえた確認の考え方はこちらの記事でも解説しています。次の章のチェックリストを使うと、確認漏れをさらに防ぎやすくなります。

7. 必要なら修正を依頼する

不足や違和感がある場合は、「もう少し簡潔に」「〇〇の部分をこう直して」のように具体的に修正を依頼します。

8. 最終確認して送信する

宛先や添付ファイルなど、文章以外の送信ミスにつながる部分も含めて最終確認してから送信します。

メール下書きの依頼で渡すと良い情報

ChatGPTに依頼する前に、次のような項目を簡単に整理しておくと、下書きの精度が上がります。仕事でAIを使う前に確認しておきたい基本的な項目はこちらのチェックリストでも整理しているので、あわせて確認しておくと安心です。

• 誰に送るか（社内／社外、役職など）
• 何のためのメールか
• 必ず伝える内容（日付・金額・依頼事項など）
• 相手との関係（初めて／継続的な取引先など）
• 希望する文体（丁寧さの度合いなど）
• 長さの目安
• 締切・日時
• 添付や参照資料の有無

なお、渡す情報は下書きの作成に必要な範囲にとどめ、個人情報や取引の詳細など機密性の高い内容については、自分の会社や組織で定められた情報の取り扱いルールに従ってください。

実例：実際の業務メールの下書きを確認した結果（2026年10月12日）

ここからは、運営者が実際の業務で書いた粗いメールの下書きを、この記事のチェックリストで確認した結果です。

検証の条件

• 内容：運営者が実際の業務で書いた、粗い下書きのメール1通です。事務局名や申請番号などの識別情報は匿名化しています。
• 使ったもの：ChatGPTで下書きの改善案を作り、この記事の11項目のチェックリストで確認しました。1通、1回の試行です。モデル名と所要時間は記録していません。
• 引用していた通知文の扱い：通知内容そのものは変更せず、個人・申請情報を匿名化し、表示上の改行と引用記号を整理しています。公式の原本そのものではありません。この記事では、制度の内容や審査についての説明はしません。

元の下書き（運営者が書いた部分）

お世話になります。早速のご対応をありがとうございます。

日程を調整して予約いたします。

以下は事務局より不採択理由が送られてきましたので共有いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

（このあとに、事務局からの通知文が引用されていました。本記事では省略します）

11項目で確認した結果

改善後の下書き（通知文の引用を除いた部分）

件名：不採択理由の共有について

お世話になっております。
早速ご対応いただき、ありがとうございます。

日程を調整のうえ、予約いたします。

あわせて、事務局から通知された不採択理由を、
参考までに原文のまま共有いたします。

――以下、事務局からの通知（本記事では省略）――

――以上――

引き続きよろしくお願いいたします。

下書きの中の「原文のまま」は、メールの中の表現です。この記事に載せている通知文は、上記のとおり匿名化と整形をしています。

何が変わり、何を補わなかったか

変わった点は、次のとおりです。

• 件名を追加した
• 共有する目的を1文で明示した
• 引用した通知を、「以下、事務局からの通知」「以上」で本文と分けた

補わなかった点は、次のとおりです。

• 「予約」が何の予約か（会議、相談など）は、元の下書きに書かれていない。改善案でも、種類を書き足さなかった
• 新しい日付、金額、URLは追加されなかった

今回の改善は、情報を足したことではなく、構造と確認から生まれました。一方で、宛先、相手の名前、添付、約束の内容は、送信前に人が確認する項目として残りました。

この実例の限界

1通、1回、ChatGPTのみの結果です。匿名化しているため、宛先や相手名は確認できていません。時間の短縮は測っていません。他のメールやツールで同じになるとは言えません。

送信前の最終確認チェックリスト

どれだけ丁寧に依頼しても、AIが作った下書きをそのまま送ってよいわけではありません。送信前に、次のような点を人の目で確認してください。

□ 宛先は正しいか
□ 相手の名前・会社名の表記は正しいか
□ 日付・曜日・時刻に矛盾はないか
□ 金額の記載は正しいか（誤りやAIが補った数字がないか）
□ 記載したURLは正しいか
□ 必要な添付ファイルは付いているか
□ 締切の日時は本文と一致しているか
□ 約束・条件の内容は意図どおりか
□ 敬語や語調は相手・関係性に合っているか
□ 不要な情報が含まれていないか
□ ChatGPTが事実を勝手に補っていないか

特に最後の「AIが事実を補っていないか」は見落としやすいポイントです。日付や固有名詞など、こちらが伝えていない情報が自然な文章の中に紛れ込んでいないか、必ず確認してから送信してください。

まとめ

ChatGPTでメールの下書きを作るときは、目的・相手・要点・条件を先に整理してから依頼することで、修正の少ない下書きに近づきます。そのうえで、日付や金額などの事実関係を中心に、送信前に人の目で確認する工程を省略しないことが、実務でChatGPTを使う際の基本になります。